Krótka odpowiedź
Wgrywasz plik z cennikiem (PDF lub DOCX) do bazy wiedzy w panelu ZvonAI — w sekcji „Dane i wiedza". AI przetwarza dokument na formę, z której potrafi odczytać Twoje usługi i ceny, a po chwili przy pliku pojawia się status „gotowe". Od tego momentu, gdy klient pyta przez telefon „ile kosztuje wizyta?", AI odpowiada na podstawie Twojego dokumentu — a nie z głowy. Jeśli czegoś w pliku nie ma, nie zmyśla: proponuje, że ktoś oddzwoni.
Po co w ogóle wgrywać cennik do AI?
Twoja recepcjonistka, zanim zacznie odbierać telefony, musi wiedzieć, co oferuje firma i ile to kosztuje. Z AI jest tak samo. Zamiast wpisywać wszystko ręcznie, możesz po prostu wgrać dokument, który już masz — cennik, ofertę albo regulamin — i AI „nauczy się" go odczytywać.
Dzięki temu, gdy klient dzwoni i pyta o cenę usługi, godziny otwarcia czy warunki, AI odpowiada dokładnie tym, co napisałeś w pliku. Nie ma ryzyka, że poda starą cenę albo coś wymyśli.
Jakie pliki możesz wgrać?
Do bazy wiedzy wgrasz najpopularniejsze formaty dokumentów:
- PDF — np. cennik wyeksportowany z programu, oferta, regulamin
- DOCX — dokument Word, np. lista usług, opis pakietów
To te same pliki, które zwykle wysyłasz mailem do klientów. Nie musisz ich przepisywać ani przerabiać — wgrywasz je w takiej formie, w jakiej już je masz.
Krok po kroku: jak wgrać dokument
1. Wejdź do sekcji „Dane i wiedza"
W panelu ZvonAI otwórz bazę wiedzy (sekcja „Dane i wiedza"). To miejsce, w którym AI trzyma wszystko, co wie o Twojej firmie.
2. Wgraj plik
Wybierz dokument z dysku (PDF lub DOCX) i prześlij go. Możesz wgrać kilka plików — np. osobno cennik i osobno regulamin.
3. Poczekaj na przetworzenie
Po wgraniu AI przetwarza dokument — czyli zamienia go na formę, z której potrafi szybko wyszukiwać odpowiedzi. Przy pliku widzisz, na jakim etapie jest:
- w trakcie przetwarzania — AI jeszcze „czyta" dokument,
- gotowe — dokument jest przetworzony i AI może z niego korzystać.
Gdy widzisz status „gotowe", masz pewność, że AI faktycznie zna treść pliku.
4. Jeśli coś pójdzie nie tak — ponów
Czasem przetwarzanie może się nie udać (np. plik jest nietypowy). Wtedy nie musisz nic kombinować — w panelu jest opcja ponów (retry). Jednym kliknięciem uruchamiasz przetwarzanie od nowa.
Co się dzieje, gdy zaktualizujesz cennik?
Ceny się zmieniają — i to jest w porządku. Gdy podniesiesz stawki albo dodasz nową usługę, po prostu wgrywasz nową wersję pliku. AI zaczyna korzystać z aktualnej treści — bez żadnego ponownego „uczenia" czy konfiguracji.
ZvonAI przechowuje historię wersji dokumentu. Oznacza to, że widzisz poprzednie wersje i w razie potrzeby możesz je pobrać. Jeśli kiedyś zechcesz sprawdzić, jaki cennik obowiązywał miesiąc temu — masz to pod ręką.
A co, jeśli AI nie znajdzie odpowiedzi w dokumencie?
To najważniejsze zabezpieczenie: AI nie zgaduje.
Jeśli klient zapyta o coś, czego w Twoich dokumentach nie ma — np. o usługę, której nie wpisałeś — AI nie wymyśli ceny ani szczegółów. Zamiast tego powie wprost, że tej informacji nie ma, i zaproponuje, że ktoś oddzwoni albo przyjmie wiadomość dla Ciebie.
Dla gabinetu, kancelarii czy salonu to kluczowe. Lepiej, żeby AI uczciwie powiedział „nie wiem", niż żeby podał klientowi błędną cenę. Błędna informacja przez telefon to stracone zaufanie — a czasem realny problem.
Nie tylko pliki: FAQ i skan strony
Wgrywanie dokumentów to jeden ze sposobów na zasilenie AI wiedzą. Masz też inne:
- Wpisywanie pytań i odpowiedzi (FAQ) ręcznie — szybkie do drobnych, często powtarzanych pytań („Czy macie parking?", „Czy przyjmujecie kartą?").
- Skan Twojej strony internetowej — ZvonAI potrafi przejrzeć Twoją stronę i automatycznie wyciągnąć z niej najczęstsze pytania i odpowiedzi, żebyś nie musiał wpisywać wszystkiego od zera.
Możesz łączyć te metody: wgrać cennik jako plik, dorzucić kilka pytań ręcznie i zeskanować stronę. AI korzysta ze wszystkiego naraz.
Gdzie w tym wszystkim jest ZvonAI?
ZvonAI to AI, który odbiera telefon w Twojej firmie po polsku, 24 godziny na dobę. Baza wiedzy sprawia, że asystent przestaje być „ogólnym botem", a zaczyna znać Twoją firmę — Twoje usługi, ceny, zasady i godziny.
Efekt jest prosty: klient dzwoni wieczorem, pyta o cenę zabiegu, a AI odpowiada na podstawie Twojego cennika — tego samego, który wgrałeś jako PDF. Aktualizujesz plik, gdy zmieniasz ceny, a AI od razu mówi nowe stawki. Rano widzisz w panelu, kto dzwonił i o co pytał.
Wpisywanie pytań i odpowiedzi (FAQ) jest dostępne we wszystkich planach — od Solo (349 zł/mies.), przez Pro (1 200 zł/mies.), po Business (2 500 zł/mies.). Expathia Sp. z o.o. jest zwolniona z VAT (Art. 113 ust. 1), więc podane kwoty są cenami końcowymi.
FAQ
Jakie pliki mogę wgrać do bazy wiedzy?
Najpopularniejsze formaty dokumentów: PDF i DOCX (Word). To zwykle te same pliki, które masz już przygotowane — cennik, oferta, regulamin czy lista usług. Nie musisz ich przepisywać.
Skąd wiem, że AI „przeczytał" mój dokument?
Po wgraniu pliku AI go przetwarza, a w panelu widzisz status. Gdy pojawi się „gotowe", dokument jest gotowy do użycia — AI może z niego odpowiadać na pytania klientów.
Co jeśli zaktualizuję cennik?
Po prostu wgrywasz nową wersję pliku. AI zaczyna korzystać z aktualnej treści, bez ponownej konfiguracji ani „uczenia". ZvonAI przechowuje też historię wersji, więc poprzednie wersje masz pod ręką i możesz je pobrać.
Co się stanie, jeśli przetwarzanie pliku się nie powiedzie?
W panelu jest opcja ponów — jednym kliknięciem uruchamiasz przetwarzanie od nowa. Nie musisz nic dodatkowo ustawiać.
Czy AI może wymyślić cenę, której nie ma w dokumencie?
Nie. To celowe zabezpieczenie. Jeśli informacji nie ma w Twoich dokumentach, AI nie zgaduje — mówi, że tego nie wie, i proponuje, że ktoś oddzwoni lub przyjmie wiadomość.
Czy muszę wgrywać plik, czy mogę wpisać informacje ręcznie?
Masz wybór. Możesz wgrać dokument (PDF/DOCX), wpisać pytania i odpowiedzi ręcznie albo pozwolić ZvonAI zeskanować Twoją stronę internetową i automatycznie wyciągnąć z niej FAQ. Te metody można łączyć.
Chcesz, żeby AI znał Twoją ofertę i ceny tak dobrze jak Ty — prosto z Twojego cennika? Sprawdź ZvonAI na zvonai.ai i przetestuj przez 14 dni bez opłat.