Krótka odpowiedź
AI wie, kiedy masz wolny termin, bo czyta Twój grafik na żywo — dokładnie ten sam arkusz Google (albo Excel), w którym sam zapisujesz wizyty, dyżury, usługi i ceny. Udostępniasz arkusz ZvonAI tylko do odczytu, a AI sprawdza go w trakcie każdej rozmowy: jeśli dany termin jest już zajęty, nie zaproponuje go. Jeśli czegoś nie ma w arkuszu, AI nie zmyśla — mówi, że tego nie wie, albo proponuje, że ktoś oddzwoni. Żadnego zgadywania, żadnych podwójnych rezerwacji.
Co to znaczy „AI czyta mój grafik"?
Wyobraź sobie, że Twoja recepcjonistka przed każdym telefonem zerka do tego samego zeszytu, w którym Ty zapisujesz wizyty. Mówi pacjentowi to, co realnie tam widzi — nic więcej, nic mniej.
ZvonAI działa tak samo, tylko zamiast zeszytu zagląda do Twojego arkusza Google Sheets (lub pliku Excel). To Twój plik, w Twoim Google. Ty go prowadzisz tak jak do tej pory. Jedyne, co robisz, to udostępniasz go ZvonAI w trybie „tylko do odczytu" — AI może czytać, ale nigdy nie zmienia ani nie kasuje Twoich danych.
Od tej chwili, gdy dzwoni klient, AI patrzy do arkusza w czasie rzeczywistym:
- Które godziny są jeszcze wolne?
- Kto dziś dyżuruje?
- Ile kosztuje dana usługa?
- Jak długo trwa wizyta?
Odpowiada na podstawie tego, co naprawdę masz w pliku — a nie z głowy.
Dlaczego to jest takie przydatne
Twój grafik zmienia się co godzinę
Wpisujesz nową wizytę o 11:00, wykreślasz odwołaną o 13:00, dodajesz dyżur w sobotę. Klasyczny „sztywny" system trzeba by za każdym razem od nowa ustawiać. ZvonAI po prostu czyta aktualną wersję arkusza za każdym telefonem — więc to, co AI mówi dzwoniącemu, jest zawsze zgodne z tym, co Ty właśnie wpisałeś.
Koniec z podwójnymi rezerwacjami
Jeśli w arkuszu termin 15:00 jest już zajęty, AI go po prostu nie zaproponuje. Zaoferuje najbliższy wolny. Nie ma sytuacji, w której dwie osoby dostają tę samą godzinę, bo AI nie „pamięta" terminów na zapas — sprawdza je na nowo przy każdej rozmowie.
Ceny i usługi też z jednego miejsca
W tym samym arkuszu możesz trzymać cennik i listę usług. Gdy klient pyta „ile kosztuje przegląd?", AI czyta cenę z Twojego pliku. Zmieniasz cenę w arkuszu — AI od razu podaje nową. Nie trzeba nigdzie indziej tego aktualizować.
A co, jeśli czegoś nie ma w arkuszu?
To jest najważniejsza część — i to, co odróżnia ZvonAI od „gadającego bota". AI nie zgaduje.
Jeśli klient pyta o coś, czego nie ma w Twoich danych — np. o usługę, której nie wpisałeś — AI nie wymyśla odpowiedzi. Zamiast tego powie wprost, że tego nie wie, i zaproponuje, że ktoś oddzwoni albo przyjmie wiadomość dla Ciebie. To celowe zabezpieczenie: wolimy, żeby AI uczciwie powiedział „nie wiem", niż żeby podał pacjentowi błędną cenę albo nieistniejący termin.
Dla gabinetu lekarskiego, kancelarii czy salonu to kluczowe — bo zła informacja podana przez telefon to stracone zaufanie, a czasem realny problem.
Czym to się różni od kalendarza?
Krótko: arkusz służy do czytania danych, kalendarz do zapisywania wizyt.
- Google Sheets / Excel — AI czyta z nich Twój grafik, listę dyżurów, usługi, ceny. To Twoje źródło wiedzy.
- Kalendarz (Google Calendar, Outlook, Apple lub wbudowany w ZvonAI) — tu AI faktycznie zapisuje umówioną wizytę.
Wielu właścicieli prowadzi grafik dyżurów i cennik właśnie w arkuszu, bo to wygodne i wszyscy w zespole to znają. ZvonAI nie zmusza Cię do przepisywania tego do nowego systemu — czyta dane tam, gdzie już są.
Bezpieczeństwo i RODO
To Twoje dane i zostają Twoje. ZvonAI łączy się z arkuszem tylko do odczytu — nie może go zmienić ani usunąć. Rozpoznawanie mowy działa na infrastrukturze Google w Unii Europejskiej, a model językowy to Gemini. Całość jest zgodna z RODO, a dane przetwarzane są w UE. Zgodnie z unijnym aktem o sztucznej inteligencji (Art. 50) dzwoniący jest informowany, że rozmawia z asystentem AI.
Gdzie w tym wszystkim jest ZvonAI?
ZvonAI to AI, który odbiera telefon w Twojej firmie po polsku, 24 godziny na dobę. Połączenie z arkuszem Google Sheets sprawia, że asystent przestaje być „ogólnym botem", a zaczyna znać Twój gabinet — Twoje godziny, Twoje usługi, Twoje ceny, Twoich specjalistów.
Efekt jest prosty: klient dzwoni o 21:00, AI odbiera, sprawdza w Twoim grafiku wolny termin i go umawia — albo, jeśli czegoś nie wie, obiecuje, że oddzwonisz. Rano widzisz w panelu, co się wydarzyło.
Integracja z Google Sheets jako źródłem danych jest dostępna w planie Business (2 500 zł/mies., 2000 minut, 10 użytkowników). Dla porównania: Solo to 349 zł/mies. (150 minut, 1 użytkownik), a Pro to 1 200 zł/mies. (600 minut, 3 użytkowników). Expathia Sp. z o.o. jest zwolniona z VAT (Art. 113 ust. 1), więc podane ceny są kwotami końcowymi.
FAQ
Czy muszę przenosić swój grafik do nowego systemu?
Nie. Prowadzisz go dalej tam, gdzie zawsze — w Google Sheets lub Excelu. Wystarczy, że udostępnisz arkusz ZvonAI w trybie tylko do odczytu. AI czyta z niego dane, ale niczego w nim nie zmienia.
Czy AI może coś popsuć albo skasować w moim arkuszu?
Nie. Dostęp jest wyłącznie do odczytu. ZvonAI może czytać dane, ale nie ma możliwości edytowania, dopisywania ani usuwania niczego w Twoim pliku.
Co się stanie, jeśli klient zapyta o coś, czego nie ma w arkuszu?
AI nie zgaduje i nie zmyśla. Powie wprost, że tej informacji nie ma, i zaproponuje, że ktoś oddzwoni lub przyjmie wiadomość. To celowe zabezpieczenie przed podawaniem błędnych terminów czy cen.
Czy dzięki temu unikam podwójnych rezerwacji?
Tak. AI sprawdza Twój grafik na żywo przy każdej rozmowie. Jeśli dany termin jest już zajęty, po prostu go nie zaproponuje — zaoferuje najbliższy wolny.
Czy mogę trzymać w arkuszu też cennik i listę usług?
Tak. Wielu właścicieli trzyma w jednym arkuszu grafik dyżurów, listę usług i ceny. Gdy klient pyta o cenę, AI czyta ją z Twojego pliku — a gdy ją zmienisz, od razu podaje nową.
W którym planie dostępne jest połączenie z Google Sheets?
Integracja z Google Sheets jako źródłem danych jest częścią planu Business (2 500 zł/mies.). Plany Solo (349 zł/mies.) i Pro (1 200 zł/mies.) obejmują pozostałe funkcje odbierania połączeń i umawiania wizyt.
Chcesz, żeby AI znał Twój gabinet tak dobrze jak Ty — i umawiał wizyty prosto z Twojego grafiku? Sprawdź ZvonAI na zvonai.ai i przetestuj przez 14 dni bez opłat, bez podawania karty.